In den vergangenen Jahren hat sich das von Adobe entwickelte PDF-Format (Portable Document Format) als allgemeingültiger Standard für den Austausch elektronischer Dokumente entwickelt. Alle Versuche anderer namhafter Hersteller wie Microsoft, ihre eigenen Standards am Markt einzuführen, waren allein aufgrund der großen Verbreitung des PDF-Formats bereits im Vorfeld zum Scheitern verurteilt.
Das PDF-Format hat eine ganze Reihe von Vorteilen, die es auch und gerade für Schriftsteller, Journalisten und andere Autoren unverzichtbar machen:
1) Im PDF-Format gespeicherte Dokumente können nicht nur unter Windows, sondern auch unter Mac-OS X oder Linux geöffnet werden, ohne dass hierfür teure Software erforderlich wäre.
2) PDF-Dokumente können nicht nur Text und Grafiken enthalten, sondern auch alle verwendeten Schriftarten ins Dokument einbetten, so dass das Dokument auf jedem Rechner gleich aussieht, egal ob dort die verwendeten Schriften installiert sind oder nicht.
3) PDFs haben sich nicht nur im Bürobereich für den Austausch von Berichten o.ä. durchgesetzt, sondern stellen auch den weltweit verbreitetsten Standard für elektronische Bücher (Ebooks) dar.
4) Ein PDF kann (zumindest mit regulären Bordmitteln) nicht ohne Weiteres geändert werden. Dennoch ist es möglich, ein PDF mit Kommentaren, Markierungen o.ä. zu ergänzen, was es für Autoren zu einem idealen Kommunikationsmittel im Bereich der Revisionsbearbeitung macht.
5) Es ist möglich, PDFs bereits bei der Generierung mit einem Passwortschutz zu versehen. So kann nicht nur verhindert werden, dass Unbefugte das PDF öffnen, sondern es kann sogar eingeschränkt werden, ob Textpassagen aus dem PDF heraus kopiert werden dürfen, ob und in welcher Auflösung das Dokument gedruckt werden darf etc.
6) Durch die Möglichkeit, PDFs in beliebig hoher dpi-Auflösung zu generieren, hat sich das PDF-Format (bzw. die Unterart PDF/X) auch als Standard für die Übergabe von druckreifen Dokumenten etabliert.
7) Obwohl das PDF als proprietäres Format von Adobe begonnen hat, braucht man heute nicht mehr den Adobe Acrobat, um PDF-Dateien zu erzeugen oder zu bearbeiten, da diese Aufgaben mittlerweile ebenso gut von diversen Freeware- und OpenSource-Programmen übernommen werden können.
Um mit PDFs arbeiten zu können, braucht man primär zwei Programme: eines zum Erzeugen von PDF-Dateien, ein weiteres zum Anzeigen (und ggf. Bearbeiten / Kommentieren) der PDF-Dateien. Will man hierbei auf das Adobe Acrobat Programm verzichten, das selbst in der deutlich abgespeckten Standard-Version stolze 160 Euro kostet, sind die beiden folgenden Programme die beste Wahl:
1) PDFs erzeugen mit dem PDF Creator 1.0.1
Der PDF Creator ist ein OpenSource Projekt. Das kostenlose, komplett auf Deutsch erhältliche Programm, das kürzlich nach jahrelanger Entwicklung die 1.0-Versionsnummer erreicht hat, wird als Druckertreiber installiert und ermöglicht es, aus jeder beliebigen Anwendung heraus PDF-Dateien zu erzeugen.
Der PDF Creator beherrscht u.a. auch PDF/X-Dateien (werden für die Erzeugung der Druckvorstufe verwendet) und passwortgeschützte PDFs, außerdem kann er Dateien wahlweise auch im PostScript- oder Encapsulated-PostScript-Format sowie in verschiedenen Bildformaten (TIF, JPG...) speichern.
2) PDFs anzeigen / bearbeiten mit dem PDF Xchange Viewer
Der PDF Xchange Viewer ist ein kostenlos erhältliches Freeware-Programm der Firma Tracker Software. Das auf Deutsch erhältliche Programm ist wesentlich schlanker als der konventionelle Adobe Acrobat Reader, der in seinen neueren Versionen gerne schon mal ältere Rechner allein durch seinen Ressourcenhunger in die Knie zwingt.
Ein großer Vorteil gegenüber anderen PDF Viewern ist einerseits seine uneingeschränkte Portabilität (das Programm kann direkt von einem USB-Stick oder sogar von einer CD-ROM aus gestartet werden), außerdem bietet er die Möglichkeit, PDFs mit diversen integrierten Tools (Schreibmaschine, Markierungen, Kommentare, Seiten drehen...) zu markieren, kommentieren und ergänzen und dann in der überarbeiteten Version wieder abzuspeichern.
3) PDFs teilen / zusammenfassen mit PDFsam
Manchmal kommt man in die Verlegenheit, mehrere PDFs zu einem Gesamtdokument zusammenfassen zu müssen oder umgekehrt Teile aus einem längeren PDF zu löschen oder zu extrahieren. Hier kommt das OpenSource Tool PDFsam (http://www.pdfsam.org/) ins Spiel.
PDFsam ist in zwei Versionen erhältlich: die kostenlose Version mit geringfügig reduziertem Funktionsumfang kann einfach heruntergeladen und installiert werden, die 'erweiterte' Version steht einem nach einer kleinen Spende an die Entwickler zur Verfügung. Theoretisch reicht es aus, einen Minimalbetrag von nur einem Euro zu spenden, so dass es also selbst für finanziell eingeschränkte Anwender keinen Grund gibt, sich die 'erweiterte' Version nicht zu gönnen. Diese Version ermöglicht es zusätzlich, PDF-Dokumente zu verschlüsseln oder zu entschlüsseln, die Meta-Daten des PDFs zu bearbeiten, Dateianhänge aus PDFs zu extrahieren etc.
Mit diesen drei kostenlosen Programmen deckt man bereits den größten Teil des Funktionsumfangs von Adobe Acrobat Standard ab. Weitergehende Features wie das Erstellen ausfüllbare PDF-Formulare oder das Umwandeln gescannter PDFs in durchsuchbaren Text, wie sie die Standard- oder teils nur die Pro-Version des Adobe Acrobat bieten, werden überwiegend im geschäftlichen Bereich benötigt. Wer diese Features tatsächlich benötigt, kann die Anschaffung des Adobe Acrobat erwägen, alle anderen dürften mit den oben empfohlenen Freeware- bzw. OpenSource-Alternativen besser beraten sein.
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