Wenn man einmal bewusst darauf achtet, fällt einem erst auf, wie oft man über den Tag verteilt nach Emails schaut. Die meisten von uns haben inzwischen (da man ja dank DSL Flatrate ohnehin fast rund um die Uhr online ist...) ihre Mailprogramme so eingestellt, dass sie alle fünfzehn Minuten (oder sogar noch öfter) nach neuen Mails schauen und diese vom Server holen. Bei mir war der Rhythmus mittlerweile bei fünf Minuten angekommen. Und wenn das 'Bing' eine neue Nachricht ankündigt, schaut man üblicherweise auch nach.
Mails sind immer ein bisschen wie eine Lotterie, sozusagen die Kinderüberraschungs-Eier für Erwachsene. Es könnte ja etwas ganz Wichtiges, Lustiges oder Interessantes sein, was da in der Wundertüte Posteingang auf uns wartet. Ist es natürlich in der Praxis meistens nicht. Einer meiner Freunde hat ein wirklich passendes Maileingangs-Jingle: "Sie haben Spam!" ;-)
Was nach der (mehr oder minder) erfolgreichen Arbeit des Spamfilters noch übrig bleibt, ist meist mit Arbeit verbunden. Auf gut Deutsch: sobald man die Mail aufgemacht hat, hat man das Gefühl, die Mail auch sofort bearbeiten zu müssen. Besonders bei Mails, für die eine Lesebestätigung angefordert wird. Verschickt man die nun oder nicht? Sendet man eine, rechnet der Absender mit einer raschen Antwort/Erledigung seines Anliegens. Sendet man keine, ahnt der Absender der Mail meist, dass man aus eben diesem Grund keine Bestätigung geschickt hat. Email-Psychologie oder: wie man sich selbst künstlich unter Druck setzen kann.
Ein guter Kompromiss ist hier der Einsatz des kostenlosen Mailclients Dreammail (Deutsche Seite: http://www.dreammailer.de). Optisch ähnlich wie Outlook gestaltet und zugleich sehr klein (das Programm hat nur ein paar MB und lässt sich theoretisch sogar vom USB-Stick aus starten) hat dieses Programm ein wunderbares Feature: Man kann eine Lesebestätigung "verschieben", indem man sich von Dreammail beim nächsten Öffnen der Mail nochmals daran erinnern lässt. :-)
Den inneren Zwang, jede Email sofort beantworten zu müssen, sollte man sich ohnehin abgewöhnen. Nur, weil eine Nachricht innerhalb von Sekunden beim Empfänger ankommt, muss man sie nicht ebenso schnell beantworten. Niemand fühlt sich gezwungen, direkt nach dem Öffnen des Briefkastens sofort an den Computer oder zur Schreibmaschine zu rennen, alle eingegangenen Briefe sofort zu beantworten und dann direkt zum nächsten Briefkasten zu rasen, um die Antworten möglichst umgehend wieder auf die Reise zu schicken. Bei Briefen lassen wir uns Zeit, bei Emails nicht. Warum eigentlich? Wenn das Thema dringend und wichtig ist, sollte man es besser telefonisch klären ... und falls nicht, ist die Beantwortung der Mail auch nicht so eilig.
Ein erster Schritt in die (meiner Meinung nach) richtige Richtung ist, das automatische Abholen der Mails zu deaktivieren. Ich habe runde zehn (teils geschäftliche, teils private) Mailkonten. Wenn es danach geht: irgendwo kommt immer etwas an. Abgesehen von meinen geschäftlichen Mailkonten, die ich tagsüber zumindest alle zwei Stunden auf neue Mails prüfe, hole ich Mails mittlerweile (wenn ich nicht gerade explizit auf eine bestimmte Mail warte) nur noch einmal morgens und einmal abends ab. Eingehende Mails werden dann gebündelt abgearbeitet und beantwortet - man glaubt gar nicht, wieviel Zeit man dadurch auf den Tag gerechnet effektiv spart.
Ich kann jedem nur empfehlen, es selbst einmal für sich auszuprobieren. Je schwerer einem dieser Gedanke fällt, umso nötiger ist dieser Schritt. Es ist ähnlich wie der Versuch, sich das Rauchen abzugewöhnen. Die ersten Tage fallen einem verdammt schwer und man erwischt sich immer wieder dabei, wie tagsüber der Finger mit der Maus in Richtung "Senden/Empfangen" zuckt. Aber sobald man diese anfänglichen 'Entzugserscheinungen' erst einmal abgeschüttelt hat, kann man die zusätzlich gewonnene, nicht durch ein permanentes Mailbombardement zerrissene Zeit genießen und effektiv nutzen.
