Wohl jeder Schriftsteller, Blogger oder Journalist kennt das Problem: Da hat man sich mühsam endlich mal ein wenig Zeit frei geschaufelt, um an seinem Buch, Artikel oder nächsten Blogpost weiter zu schreiben, setzt sich an die Arbeit … und ehe man sich versieht, ist zwar die Zeit rum, aber mit dem eigentlichen Projekt ist man kaum voran gekommen.
Hierfür gibt es zwei Hauptgründe:
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Die zahlreichen Ablenkungen: Kaum hat man sich zum Schreiben hingesetzt, kommt gerade eine interessante Mail rein, die man unbedingt „nur mal schnell“ lesen will. Ehe man sich versieht, klickt man einen Link aus der Mail an – und wenn man erst mal im Internet ist, vergeht die Zeit wie im Fluge. Nur dass dabei leider das auf der Strecke bleibt, was wir eigentlich machen wollten.
Twitter, Facebook, ICQ oder Ihr Telefon zählen übrigens ebenfalls zu diesen zeitfressenden Störungsquellen.
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Man hat kein festes Zeitlimit. Es ist ein bekannter Effekt, dass Arbeit sich gerne auf die Zeit ausdehnt, die zu ihrer Erledigung zur Verfügung steht. Wenn man keinen Zeitdruck hat, lässt man sich gerne auch mal etwas mehr (oder sogar deutlich mehr) Zeit, als man eigentlich brauchen würde.
Dass dies so ist, sieht man immer dann am besten, wenn plötzlich die Zeit knapp wird und der Abgabetermin für einen Artikel o.ä. in erschreckende Nähe rückt. Plötzlich sind wir äußerst produktiv und schaffen innerhalb weniger Stunden oft mehr, als in den letzten zwei Wochen zusammen gerechnet.
Um diesen Teufelskreis zu durchbrechen, kann man sich mit einer simplen Papierliste und einem Küchenwecker behelfen und „Timeboxing“ betreiben. „Timeboxing“ ist eine Technik, die zwar aus der Softwareentwicklung kommt, sich aber wunderbar auch auf kreative Projekte wie das Schreiben von Büchern o.ä. anwenden lässt: Hierbei legt man einen festen Zeitrahmen für jede Projektaufgabe fest, bevor man an die Arbeit geht.
Diese „Zeitbox“ funktioniert in beide Richtungen: Sie verwenden die komplette eingeplante Zeit ausschließlich für diese Aufgabe – aber keine Minute mehr. Hierbei kommt übrigens auch wieder die bekannte Pareto-Regel (auch bekannt als „80/20-Regel“) ins Spiel: Bekanntlich kann man in 20% der Zeit, die man für ein 100%iges Ergebnis benötigen würde, bereits 80% des Machbaren erreichen.
Daher verwendet man die für die jeweilige Aufgabe geplante Zeit dafür, bestmöglich mit der Arbeit voran zu kommen. Ist die Zeit dann aber rum, hört man auf und gibt sich mit dem erreichten Stand zufrieden.
In der Softwareentwicklung bedeutet dies, dass ein paar eher unwichtige Features, die zwar „nice to have“ wären, aber für die Funktion des Programms nicht von elementarer Bedeutung sind, rausfallen, wenn für ihre Implementierung keine Zeit bleibt.
Beim Schreiben bedeutet dies z.B., dass Sie nach einer Stunde mit der Revision Ihres Artikels aufhören. Die schlimmsten und auffälligsten Fehler werden Sie bis dahin mit Sicherheit schon gefunden und ausgemerzt haben – und selbst wenn Sie mit der „Kosmetik“ einzelner Formulierungen noch nicht 100%ig zufrieden sind, gibt es Schlimmeres: Ihren Lesern werden diese verbleibenden kleinen Ecken und Kanten vermutlich nicht einmal auffallen.
Aber nun zurück zum „TimeBoxing“ mit Papier, Stift und Küchenwecker:
Auf das Blatt Papier schreiben Sie untereinander alle Aufgaben, die Sie heute erledigen wollen, und notieren daneben jeweils die Zeit, die Sie hierfür eingeplant haben. Unterm Strich können Sie dann addieren, wieviele Stunden Sie insgesamt verplant haben und ob dies bei Ihrem Zeitplan ein realistisch machbarer Wert ist.
Sobald Sie mit Ihrem Plan zufrieden sind, greifen Sie sich den wichtigsten Punkt heraus, stellen den Küchenwecker auf die gewählte Zeit und fangen an, daran zu arbeiten. Versuchen Sie, die komplette Aufgabe ohne Unterbrechung abzuschließen – lediglich bei längeren Aufgaben von mehr als 45 Minuten sollten Sie alle 30 Minuten zumindest eine kurze Pause von ca. 3-5 Minuten einlegen, um sich ein paar Schritte zu bewegen, ein paar Lockerungsübungen zu machen, ein Glas Wasser zu trinken und den Kopf wieder frei zu bekommen, bevor Sie sich wieder für die nächste halbe Stunde an die Arbeit setzen.
Sobald Sie einen Zeitblock komplett abgearbeitet haben, streichen Sie ihn von Ihrer Liste und picken sich die nächste Aufgabe heraus, die Sie dann (ggf. nach einer kurzen Pause) angehen. Dieses Spielchen führen Sie so lange fort, bis Sie alle Aufgaben von Ihrer Liste erledigt haben.
Schon allein diese simple Vorgehensweise kann Ihre Produktivität bei Ihren Schreibprojekten deutlich erhöhen – doch natürlich ist das Handling mit Papier, Stift und Küchenwecker alles andere als komfortabel.
Es gibt jede Menge „Produktivitätstools“ am Markt, die man aber größtenteils in der Pfeife rauchen kann. Die meisten Programme dieser Art sind entweder viel zu kompliziert und komplex (so dass man im Endergebnis seine Zeit stattdessen damit verschwendet, sich erst einmal in das Programm einzuarbeiten und es dann auch noch zu bedienen ;-)) - oder aber so simpel gestrickt, dass sie auch nicht besonders hilfreich sind.
Die löbliche Ausnahme von dieser Regel ist „Action Machine 3“, ein Programm für Windows und Mac OS-X aus der Feder des amerikanischen Programmierers Derek Franklin.
„Action Machine 3“ ist so einfach und intuitiv zu bedienen, dass man damit viel schneller und effektiver als mit Papier und Stift ist – gleichzeitig bietet es aber so viele ausgereifte und brillant ausgetüftelte Optionen und Möglichkeiten, dass man nicht so schnell an die Grenzen des Programms stoßen wird. Auch nach Wochen entdeckt man immer noch neue Möglichkeiten, mit Hilfe des Programms noch effektiver zu werden.
All diese Optionen sind so dezent und intuitiv in die grafische Oberfläche eingebunden, dass man nicht erst über komplexe Menüs navigieren muss, sondern auf alles mit ein bis zwei Mausklicks zugreifen kann. Alle Optionen, die über das grundlegende „Aufgaben + Zeiten festlegen, dann abarbeiten“ hinausgehen, sind rein optional. Also wie bei der Ikea-Werbung: „Alles können, aber nichts müssen.“ ;-)
Stört Sie also das Tickergeräusch des laufenden Timers, schalten Sie es einfach ab oder ersetzen Sie es durch ein anderes Geräusch. Sie wollen eine andere Hintergrundgrafik? Alles kein Problem...
Mit „Action Machine 3“ haben Sie Ihren kompletten Tag innerhalb weniger Minuten geplant und sehen jederzeit (einfach den Mauszeiger über die Uhr bewegen), bis wieviel Uhr Sie voraussichtlich alle noch offenen Aufgaben aus Ihrer heutigen Liste abgearbeitet haben dürften.
Wollen Sie z.B. 30 Minuten an der Rohfassung Ihres Buchs weiter schreiben, tippen Sie einfach „30 Rohfassung Buch schreiben“ ein und bestätigen mit Enter oder durch Klick auf den „+“-Button. Die vorangestellten Minuten werden automatisch als Zeitdauer für Ihren Zeitblock übernommen, der Rest ergibt die Bezeichnung der Aufgabe.
Um nicht alle wiederkehrenden Arbeiten jedesmal neu eintippen zu müssen, können Sie Standard-Aufgabenlisten definieren und diese Aufgaben dann einfach per Mausklick in Ihre Tagesplanung übernehmen. Ebenso können Sie Aufgaben für einen späteren Zeitpunkt vorplanen, indem Sie z.B. die vordefinierten Timer-Gruppen für Wochentage oder Kalendertage nutzen und dann am jeweiligen Datum einfach diese Timer-Gruppe aktivieren.
Ein nettes Feature ist auch, dass Sie auf Wunsch regelmäßig daran erinnert werden, bei längeren Zeitblöcken zwischendurch ab und zu eine kurze Pause einzulegen. Pausen sind hierbei jederzeit ganz einfach möglich: Sie klicken rechts oben im Programm auf die Anzahl der Minuten, dadurch wird automatisch Ihre aktuelle Aufgabe pausiert. Sobald Ihre Pause rum ist (deren Länge Sie wie gesagt selbst definieren), ertönt ein akustisches Signal. Sie müssen dann nur noch auf „fortsetzen“ bei Ihrer aktuellen Aufgabe klicken, und weiter geht’s.
Ein paar Minuten vor Ende Ihres jeweiligen Zeitblocks (standardmäßig 5 Minuten, aber auch dies können Sie beliebig anpassen) ertönt ein Warnton, dass die Zeit bald um ist. Sie können dann die verbleibende Zeit nutzen, um die Aufgabe entweder abzuschließen oder zumindest einen sauberen Schnitt vorzubereiten, damit Sie beim nächsten Zeitblock genau wissen, wo Sie weiter machen müssen.
Reicht Ihnen die verbleibende Zeit nicht, können Sie durch einfachen Klick auf die Restzeit fünf Minuten zugeben – alles sehr komfortabel und gut durchdacht gelöst.
Das Programm selbst ist zwar nur auf englisch, dies stört aber nicht weiter, da im ganzen Programm kaum Texte vorkommen und stattdessen fast alles ganz intuitiv über grafische Buttons und Symbole gesteuert wird.
Sie können sich das Programm auf der offiziellen Homepage des Entwicklers (http://www.TheActionMachine.com) näher anschauen – spätestens, wenn Sie dort das Video gesehen haben, das „Action Machine 3“ in Aktion zeigt, werden Sie das Potential dieses ausgezeichneten Programms erkennen.
Trotz des großen Leistungsumfangs kostet „Action Machine 3“ bescheidene 47 $ (also nicht einmal 35 €) inklusive lebenslänglicher kostenloser Updates (äußerst löblich: die meisten Programmierer bieten höchstens kleinere Updates kostenlos an und kassieren ansonsten für jede neue Version erneut), separaten Versionen für Windows (von Windows 98 bis Windows 7) und Mac OS-X (beide Versionen sind im Preis enthalten), einem umfangreichen Handbuch und einem Ebook über Produktivität.
Schön ist auch, dass man beim Bestellvorgang keine Kreditkarteninformationen angeben muss, sondern stattdessen schnell und risikolos per PayPal bezahlen kann.
Als absolutes i-Tüpfelchen rundet Derek Franklin sein Angebot auch noch mit einer „8-Wochen-Geld-zurück-Garantie“ ab. Wer also wider Erwarten nicht voll und ganz mit dem Programm zufrieden ist, erhält sein Geld zurück.
Insofern: Verdoppeln auch Sie Ihre persönliche Produktivität bei Ihren Projekten – mit „Action Machine 3“ - einem absoluten 5-Sterne-Tool.
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Die Mails mit den Arbeitsunterlagen für die neue Woche sind soeben rausgegangen. Aufgrund der technischen Probleme von GetResponse habe ich ab sofort den kompletten Mailversand wieder ‘entautomatisiert’ und schicke die Unterlagen doch lieber wieder ‘von Hand’ an alle Teilnehmer raus. Sollte jemand durch die Umstellung wider Erwarten die heutige Mail mit den Kursunterlagen nicht erhalten haben – bitte einfach kurz per Mail Bescheid geben!