Vermutlich kennen Sie das auch: Da freut man sich die ganze Woche lang aufs Wochenende, weil man dann endlich einmal Zeit dazu hat, an seinen kreativen Projekten weiter zu arbeiten.
Und dabei gibt es immer so viel zu tun: Man müsste mal wieder ein paar Neuigkeiten in seinem Blog posten, sich um die Follower bei Twitter kümmern, die Homepage ist auch schon längst nicht mehr auf dem aktuellen Stand und neben dem aktuellen Romanprojekt, bei dem es schon seit Wochen nicht mehr so richtig voran geht, spukt einem seit einigen Tagen eine Idee für eine Kurzgeschichte im Kopf herum, die man unheimlich gerne schreiben möchte.
Doch in der Praxis vergeht meist der größte Teil des Wochenendes, ohne dass man nennenswert mit seinen Projekten voran gekommen wäre. Neben Familie, Freunden und dem ganz normalen Erholungsbedarf nach einer anstrengenden Arbeitswoche gibt es schließlich viel zu viele Ablenkungen, bei denen die Stunden wie im Flug vergehen.
Was liegt also näher, als sich fürs Wochenende oder den Urlaub zwischen den Jahren eine detaillierte ToDo-Liste aufzustellen, was man in dieser Zeit alles geschafft bekommen möchte?
Und so notiert man fleißig alles auf einer großen Liste – und merkt sehr bald, dass man niemals alles in der zur Verfügung stehenden Zeit erledigen können wird.
Also fängt man damit an, neben jede Tätigkeit den ungefähren Zeitbedarf zu notieren. Und damit fangen die Probleme erst so richtig an...
Zunächst einmal ist es gerade bei kreativen Tätigkeiten extrem schwierig, hierfür eine realistische Zeitvorgabe festzulegen. Entweder sie ist zu knapp und man setzt sich damit nur selbst unnötig unter Druck – oder man plant sicherheitshalber zu viel Zeit ein, die man dann nach Parkinsons Gesetz ("Jede Aufgabe dehnt sich auf die dafür zur Verfügung stehende Zeit aus.") höchstwahrscheinlich auch brauchen wird.
Zudem zerteilt man auf diese Weise seine Freizeit in kleine, scheinbar unzusammenhängende Zeitscheiben – und verliert dabei schnell den Blick für das große Ganze. Und das wiederum ist der schnellste Weg, die eigene Motivation gründlich und dauerhaft zu zerstören.
Wesentlich besser sind daher projektbezogene ToDo-Listen.
Hierfür nimmt man sich der Reihe nach alle Projekte vor, an denen man augenblicklich weiter arbeiten möchte (also z.B. das Autorenblog, die eigene Homepage, das Romanmanuskript und die Kurzgeschichte) und plant diese unabhängig voneinander.
Schreiben Sie dafür auf ein Blatt, wie genau das optimale Ergebnis dieses Projekts aussähe und warum es Ihnen wichtig ist. Darunter schreiben Sie (zumindest bei größeren Projekten, die Sie nicht an einem Wochenende fertigstellen können), was der nächste Abschnitt ist, den Sie erreichen wollen.
Hierunter notieren Sie dann alles, was Sie tun könnten, um dieses Teilziel zu erreichen. Es kommt hierbei nicht auf die Reihenfolge an. Wenn es mehrere mögliche Wege zum Ziel gibt, können Sie durchaus alle unter- oder nebeneinander notieren.
Nun gehen Sie diese Liste durch und überlegen sich, welche fünf dieser Tätigkeiten Sie am schnellsten und mit der höchsten Erfolgswahrscheinlichkeit ans gewünschte (Zwischen-)Ziel bringen.
Nummerieren Sie diese von 1-5 durch, wobei Nr. 1 die erste Aufgabe ist, die Sie in Angriff nehmen wollen.
Im letzten Schritt schätzen Sie ab, wie lange Sie maximal benötigen dürften, um zumindest die Punkte 1-3 von Ihrer Liste abhaken zu können. Notieren Sie sich diese Zeitschätzung.
Nachdem Sie für all Ihre Projekte eine solche Liste aufgestellt haben, sortieren Sie die Projekte nach Priorität. Welches der Projekte ist Ihnen am wichtigsten bzw. hat die größte Dringlichkeit wegen eines immer näher rückenden Termins?
Verteilen Sie die Stunden, die Ihnen für die Arbeit an Ihren Projekten insgesamt zur Verfügung stehen, nach diesen Prioritäten. Wenn Sie insgesamt 10 Stunden am Wochenende verplanen wollen und für die drei wichtigsten Aufgaben Ihres Top-Projekts maximal vier Stunden veranschlagen, bleiben Ihnen noch sechs Stunden für die anderen Projekte.
Benötigen Sie für die drei wichtigsten Aufgaben Ihres zweitwichtigsten Projekts geschätzte fünf Stunden, bleibt nur noch eine Stunde netto übrig.
Lassen Sie diese letzte Stunde bei Ihrer Planung außen vor, da sie nicht mehr ausreichen dürfte, um beim nächsten Projekt auf Ihrer Liste noch echte Fortschritte zu erzielen.
Wenn Sie so weit sind beginnen Sie mit dem ersten Projekt: Stellen Sie sich einen Wecker oder Alarm für in vier Stunden (die Zeit, die Sie für dieses Projekt reserviert haben) und gehen Sie die wichtigsten drei Punkte von der ToDo-Liste für dieses Projekt der Reihe nach an.
Sobald Sie mit allen dreien fertig sind und noch Zeit übrig haben, können Sie entscheiden, ob Sie mit den Aufgaben 4 und 5 von Ihrer Liste fortfahren wollen oder es für heute gut sein lassen und stattdessen nach einer kurzen Verschnaufpause mit der Arbeit an Ihrem Projekt Nr. 2 beginnen.
Nachdem Sie auch hier die Aufgaben 1-3 erfolgreich abgeschlossen haben, haben Sie mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit noch deutlich mehr als die ursprünglich rechnerisch verbleibende eine Stunde übrig.
Sollten Sie beispielsweise für das erste Projekt nur 3 statt 4 Stunden und für das zweite Projekt nur 4 statt 5 Stunden benötigt haben, bleiben Ihnen zusammen mit der anfangs nicht verplanten Stunde noch ganze drei Stunden. Und diese reichen vermutlich aus, um auch noch die Aufgaben 1-3 des drittwichtigsten Projekts erfolgreich in Angriff zu nehmen.
Mit dieser Methode werden Sie bei allen Projekten, die Ihnen wirklich wichtig sind, innerhalb kurzer Zeit erstaunliche Fortschritte erzielen – und das völlig stressfrei.
Probieren Sie es einfach einmal aus und vergleichen Sie anschließend Ihre Ergebnisse mit den Fortschritten, die Sie sonst in derselben Zeit erzielt hätten. Das Ergebnis dürfte Sie überzeugen.
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